Mesclando 5W3H + SMART em planos de ação

Hoje vou falar um pouco sobre 5W3H + SMART e já vamos começar direto com um exemplo prático. 

Observe logo abaixo uma definição de um plano de ação para atingir um objetivo, que é justamente escrever e publicar esta matéria que você está acompanhando aqui neste blog.

Figura 1 Exemplo prático

Veja que na primeira coluna (O que?) descrevi um objetivo de forma bem específico. Na segunda coluna (Por que?) informei o motivo e ainda mostrei relevância. Na terceira coluna (Como?) mencionei como fazer, e além disso é algo que está dentro do meu alcance, ou seja, consigo atingir. Na quarta coluna (Quando?) foi definido um prazo. Na quinta coluna (Quem?) informei quem é o responsável para cumprir este objetivo, no caso eu. Na sexta coluna (Quanto?) não se aplica neste caso, pois basicamente não terei custos para escrever esta matéria. Na sétima coluna (Onde?) é onde eu vou escrever esta matéria e na oitava coluna (Como mensurar?) foi informado como esse objetivo será mensurado, ou seja, para mensurar este objetivo deverá estar concluído e publicado no meu blog.

Bastante prático e simples não é mesmo? Conseguiu enxergar a essência do negócio? Observou como o plano de ação esta simples e detalhado? 😊Agora vamos para a parte conceitual que também é bastante importante.

Entendendo o 5W3H

5W3H é uma ferramenta simples e muito prática que é usada para elaborar planos de ações podendo ser representado através de linhas e colunas, conforme já observamos no exemplo prático. E para cada coluna é descrito um breve resumo do plano de ação de forma estruturada.

Este tipo de ferramenta é de extrema importância dentro de um planejamento independente da natureza do projeto. Ela servirá como um norte a ser seguido para atingir os objetivos e metas de cada plano de ação. Além dessa vantagem posso destacar também que a ferramenta ajuda a manter todos os planos ações no trilho, pois eles ficam documentados e devem estar acessíveis para todos os participantes do projeto. É como se fosse uma lista de metas a serem cumpridas.

Por essa razão não existe mais aquela desculpa dizendo que “ah eu entendi que aquele objetivo era para fazer assim e eu poderia entregar até tal data...”.

Percebeu como a ferramenta além de simples é eficiente? Esse tipo de problema você corta na raiz, pois cada plano de ação normalmente é desenvolvido com a participação da equipe e todos colaboram entre sim nessas definições propostas pela ferramenta 5W3H.

Abaixo eu mostro a ordem em que gosto de utilizar o 5W3H. Lembre-se que você pode usar na ordem que quiser e inclusive eliminar aquilo que não precisa. Assim você pode reduzir para 5W2H e etc. O importante aqui é enxergar os benefícios que o uso desta simples ferramenta pode proporcionar.

Estrutura dos 5W e dos 3H

W = What? = O que?

Conteúdo: Descrição geral do objetivo

Questão norteadora: Qual tarefa deverá ser realizada?

Nesta coluna devemos informar o objetivo geral de forma clara e resumida. Caso tenha dificuldade em descrever do que se trata o objetivo do plano de ação, então basta você mesmo fazer uma pergunta conforme a questão norteadora, ou seja, uma pergunta que vai te ajudar a nortear sobre “O que?” é a tarefa a ser realizada.

W = Why? = Por quê?

Conteúdo: Motivo ou razão

Questão norteadora: Por que deve ser realizada?

Aqui você deve responder de forma relevante porque esse objetivo é importante. Se a sua justificativa não for relevante, então talvez o objetivo seja algo que não gere valor para o projeto. Está percebendo como isso ajuda a encaixar as peças?

H = How? = Como?

Conteúdo: Método ou Procedimento

Questão norteadora: Como será executado?

Neste ponto você descreve como será feito. E aqui descobrimos mais um detalhe se é possível de ser realizado, se está dentro da realidade ou não.

Naturalmente em reuniões de brainstorming surgem ideias que são levadas para os planos ações e as vezes quando chega nesse ponto percebemos que o “Como fazer” inviabiliza a ação em si. Veja novamente como é importante estruturar um plano de ação tirando ele da mente e passando para uma simples planilha.

 

W = When? = Quando?

Conteúdo: Cronograma ou período de início e fim.

Questão norteadora: Quando inicia e até quando deve estar pronto?

Este em resumo se trata da definição do prazo. Aqui eu gostaria de destacar que é importante o alinhamento de prazo com o responsável ou a equipe que vai executar a ação conforme veremos a seguir.

 

W = Who? = Quem?

Conteúdo: Responsável pela execução

Questão norteadora: Quem vai executar a tarefa?

Novamente estamos encaixando mais uma peça. Veja que um plano de ações envolve “amarrar as pessoas com as devidas ações” e ao mesmo tempo toda a equipe é envolvida.

 

H = How much? = Quanto?

Conteúdo: Custo ou Orçamento

Questão norteadora: Quanto vai custar?

Essa questão do custo dependendo da natureza do projeto não será usada. Se for uma ação que trate por exemplo uma melhoria do ERP da empresa e essa melhoria será realizada pela própria equipe interna então necessariamente não precisa utilizar. Mas quando é algo que depende de aquisição com certeza terá que informar, pois isso poderá ser um impeditivo.

 

W = Where? = Onde?

Conteúdo: Local de execução da tarefa

Questão norteadora: Onde será executado?

Muitos projetos ou fases do projeto necessitam passar por locais diferentes durante sua execução. Se seu plano envolve ações como por exemplo visitar uma filial para treinamento in loco, é importante especificar os locais por onde esta ação ocorrerá.

  

H = How measure? = Como medir?

Conteúdo: Métrica de acompanhamento seja um percentual ou status

Questão norteadora: Como saber se o objetivo foi realizado ou não?

Esta é uma das questões que considero a última parte deste conjunto. Uma vez que conseguimos definir e responder de forma coerente todas as questões, precisamos agora definir uma forma de acompanhar o andamento de cada ação. E para isso é necessário ter métricas de acompanhamento. Um exemplo simples seria aumentar as vendas em 5% nos próximos dois meses, e para isso você teria um indicador para acompanhamento. Vale ressaltar que nem sempre a forma de mensurar será um número. Veja que no meu exemplo a forma de mensurar é uma situação, ou seja, um status.

Conclusão geral do 5W3H

É notável como o conceito da ferramenta 5W3H quando estruturado através até mesmo de uma planilha, nos traz uma visão muito mais abrangente e consolidada de cada plano de ação.

O que mostrei aqui foi basicamente descrever um objetivo fatiado em 8 partes. É muito mais fácil descrever um objetivo de forma estruturada ao invés de elaborar um breve texto.

Para concluir este tópico podemos fazer uma analogia em relação a construção de uma casa. Uma casa se constrói tudo de uma vez? Com certeza não, tudo é feito em partes. Então quando for definir objetivos faça também em partes e a ferramenta 5W3H é ótima para isso.

A seguir vou falar um pouco sobre outro conceito para definição de objetivos e metas, o SMART.

 

SMART ou Objetivos SMART ou Metas SMART

O SMART é uma alternativa ao 5W3H que basicamente tem o mesmo propósito, e inclusive vamos também começar com um exemplo prático. Observe a seguir que descrevi um objetivo SMART em apenas duas linhas seguindo os respectivos conceitos da ferramenta. Na verdade se trata do mesmo objetivo, porém utilizando a abordagem SMART.

Figura 2 Exemplo de objetivo SMART

Agora vamos entender em detalhes o significado da sigla SMART.

S = Specific = Específico:  é necessário ser específico em relação ao objetivo/meta, ou seja, meu objetivo é escrever uma matéria sobre como mesclar 5W3H + SMART, simples assim.

M = Measurable = Mensurável: é necessário informar como o objetivo será medido, ou seja, como será acompanhado. Nesse caso escrever a matéria é também a forma de medir esse objetivo, eu posso dizer por exemplo que já concluí 50% do artigo e assim por diante. Ou então mensurar de acordo com o status conforme já comentei anteriormente lá no 5W3H.

A = Attainable = Atingível: será que meu objetivo ou meta é atingível? É fundamental fazer esse questionamento, e no meu caso, sim é possível escrever esta matéria.

R = Relevant = Relevante: o objetivo ou meta é relevante para o negócio de sua empresa? Faz algum sentido? Incluir essa nova funcionalidade é importante para o usuário? Estas são algumas questões que você deve analisar. No meu caso é relevante sim, por se tratar de uma matéria que mostra como mesclar ambos conceitos.

T = Time = Tempo: esse é o mais simples, basta definir um prazo. No entanto, se não for respeitado então pode jogar todo seu planejamento ou plano de ações no lixo. Pois nada adiantará definir prazos para algo que não terá execução. No meu caso defini um prazo e publiquei esta matéria de acordo com o que foi estabelecido.

Agora que já finalizei a parte conceitual, espero que tenha ficado claro o exemplo citado lá no início da matéria. Observe na figura 1 que na primeira coluna consta o seguinte: “O que? e uma seta apontando para a palavra Específico)”, podemos até detalhar um pouquinho o objetivo usando mais linhas, mas ao mesmo tempo devemos ser específicos sem perder o foco. Desta forma, além de você usar a estrutura do 5W3H, ao mesmo tempo estará mesclando com os conceitos de metas SMART. Resumindo, defina O QUE é o objetivo a ser realizado e seja ESPECÍFICO.

O mesmo se aplica para as demais colunas, ou seja, usamos o 5W3H para fatiar o objetivo em colunas onde cada tópico deve responder as questões norteadoras e ao mesmo tempo nos preocupamos em manter os conceitos de SMART para deixar nosso plano de ação o mais legível e simples possível.

Portanto se seu plano de ação 5W3H está denso demais, talvez seja a hora simplificá-lo. E os conceitos de SMART podem ser um grande aliado nesse momento.

Considerações

É importante destacar que essas ferramentas para estruturar planos de ação não é algo estático, você pode fazer adaptações de acordo com o seu cenário. Portanto seja adaptativo e flexível. Se você quiser por exemplo incluir uma coluna no 5W3H para exibir o percentual de conclusão da ação, qual o problema? Acrescente, não tem problema nenhum. Não se prenda com a ferramenta, apenas tire o maior proveito dela. Obrigado e até a próxima!