A importância da análise da demografia organizacional
Normalmente você já deve ter ouvido falar sobre demografia populacional ou censo demográfico, que de forma bem resumida trata-se de uma análise realizada pelo IBGE que tem como objetivo coletar dados da população inteira a cada 10 anos para gerar informações que posteriormente serão usadas para definir tomadas de decisões relacionadas a investimentos, políticas públicas entre outras. Ou seja, estamos basicamente falando de coleta de dados, análise de dados, análise estatística, consolidação de dados, visualização de informações através de gráficos, geração de insights e muito mais.
No contexto da Demografia Organizacional o objetivo é praticamente o mesmo, porém toda a análise é realizada com base nos dados dos colaboradores da empresa em questão. Afinal de contas qual gestor não gostaria de conhecer com mais profundidade a demografia de sua própria empresa? Imagine grandes organizações com mais de 1 mil funcionários ou até menos que isso, é essencial conhecer a demografia organizacional através de uma solução de BI (Business Intelligence).
Desta forma veremos nessa publicação como apliquei a Demografia Organizacional para analisar o quadro de colaboradores das empresas em um projeto de BI. E você ficará surpreso com a quantidade de informações que podem ser produzidas sobre o respectivo assunto.
A ideia inicial de um projeto de BI para o setor de Recursos Humanos (RH)
Tudo começou a partir da iniciativa de se construir um projeto de BI para o setor de RH da empresa Biscoitos ABC (nome fictício). A ideia inicial do projeto era apenas desenvolver alguns indicadores básicos sugeridos pelo próprio departamento de RH. Mas ao analisar toda a estrutura de dados envolvidos foi possível estender o potencial de análise e consequentemente entregar uma visão muito mais ampla para a empresa poder explorar, obter insights e servir de apoio em diversas ações e decisões.
Assim nasceu a ideia de criar um projeto mais amplo, que fosse capaz de percorrer os mais diversos assuntos relacionados ao setor de RH da empresa.
Em resumo o projeto de BI para o RH foi divido em 11 subáreas conforme mostrado a seguir.
- Demografia Organizacional
- Folha de Pagamento
- Análise de Absenteísmo
- Análise de Rotatividade
- Treinamento e Desenvolvimento
- Clima Organizacional
- Ações Trabalhistas
- Medidas Disciplinares
- Benefícios
- Recrutamento e Seleção
- CIPA
Mas hoje vou focar apenas no assunto referente a Demografia Organizacional, que inclusive possui 5 painéis (dashboards) sendo:
• Painel 1: Demografia Organizacional - Visão Geral
• Painel 2: Demografia Organizacional - Contagem temporal
• Painel 3: Demografia Organizacional - Estatísticas de idade
• Painel 4: Demografia Organizacional - Análise salarial
• Painel 5: Demografia Organizacional - Hierarquia
Sobre a empresa Biscoitos ABC (cenário fictício)
A empresa Biscoitos ABC produz os mais variados sabores de biscoitos recheados e está presente em todos os estados do Brasil sendo reconhecida nacionalmente pela qualidade de seus produtos. A Biscoitos ABC possui fábricas em diversas cidades e uma logística própria para distribuição em milhares de supermercados.
Painel 1: Demografia Organizacional
Logo abaixo na figura 1 mostro o painel de Demografia Organizacional Visão Geral da empresa Biscoitos ABC e mais adiante uma narrativa geral sobre o painel. Cabe ressaltar que as informações apresentadas nos painéis são todas fictícias apenas para fins didáticos.
Figura 1: Painel Demografia Organizacional Visão Geral
Narrativa
De acordo com de Demografia Organizacional, a Empresa Biscoitos ABC possui 2512 colaboradores sendo 68% homens e 32% mulheres. Já o nível de escolaridade dos colaboradores está distribuído da seguinte forma: 17% possuem graduação, apenas 3% com pós-graduação e 79% não possuem curso superior o que corresponde a 2000 funcionários.
Analisando o tempo de empresa dos colaboradores, um ponto de atenção é que 29% dos colaboradores possuem menos de 1 ano de empresa, depois 16% com 1 ano, 8% com 2 anos, 17% com 3 anos e assim por diante.
Quanto a distribuição dos colaboradores por centro de custo, 32% estão alocados no departamento de logística e distribuição, 27% na indústria, 26% no comercial e 13% no administrativo.
Podemos notar também que temos uma maior concentração de colaboradores no cargo de operador de produção sendo representada por 18% devido a quantidade de fábricas, seguido de 12% referente ao cargo de motorista de carreta e também 12% para o cargo de vendedor pleno. Ou seja, somente estes três cargos quando somados representam 42% do quadro de trabalhadores da Biscoitos ABC.
Em seguida temos a distribuição dos colaboradores por filial sendo a Matriz São Paulo responsável por deter 54% dos colaboradores.
Já a faixa etária entre 21 e 25 anos, 36 a 30 anos, 31 a 35 anos e 36 a 40 anos representam basicamente 60% da empresa, ou seja 15% para cada faixa de idade respectivamente.
E por fim temos a distribuição por escolaridade em nível analítico onde podemos observar que 59% possuem o segundo grau completo e muitos destes talvez não tiveram oportunidade se de ingressar em um curso superior.
É importante notar que esta narrativa foi totalmente simplória e este foi o objetivo em mostrar uma visão geral conforme consta no próprio título do painel, ou seja, “Visão Geral”. Entretanto o painel permite uma interação dinâmica com os gráficos o que possibilita várias perspectivas de análises. Por exemplo:
- Seria possível analisar a demografia de uma filial específica conforme mostrado na figura 2;
- ou analisar a demografia de um centro de custo específico da empresa;
- ou poderia analisar a demografia filtrando apenas os colaboradores com menos de 1 ano de empresa e descobrir em quais setores eles estão alocados para verificar se existe algum padrão;
- ou poderia abrir o centro de custo para visualizar o departamento e realizar a análise por departamento;
- ou poderia abrir o centro de custo para visualizar o departamento e realizar a análise por departamento de uma filial específica;
- ou poderia analisar a demografia somente do sexo feminino;
- ou poderia analisar a demografia somente do sexo feminino da filial x e do centro de custo y;
- etc
Figura 2: Exemplo de análise por Filial – Unidade Bahia-BA
Percebeu a quantidade de possibilidades que podemos obter a partir deste painel? Eu poderia listar inúmeras possibilidades, mas na verdade tudo que mostrei até agora é algo básico. No entanto muitas empresas não têm esse básico, e as razões para isso são as mais diversas. Mas o importante é que uma solução de BI seja entendida como uma ferramenta de apoio na gestão e que seja capaz de entregar respostas através de análises dinâmicas conforme os exemplos citados acima.
Desta forma é possível obter bastante insights brincando com este painel de visão geral.
Antes de seguir para o segundo painel (Contagem Temporal) resolvi abrir um breve parênteses aqui para mostrar um pouco dos bastidores referente a concepção visual do dashboard. Confira a seguir.
O que era básico se transformou em um grande projeto – Estrutura visual dos Dashboards
Conforme eu já comentei anteriormente a ideia inicial do projeto era obter alguns indicadores básicos. Mas felizmente não foi possível cumprir esse requisito 😊, pelo contrário foi feito muito mais. Inclusive toda parte de design dos painéis tive que desenvolvê-los com um aspecto mais clean que aliás é uma boa prática que eu costumo seguir.
Enfim, os painéis ficaram divididos em seis partes. Acompanhe comigo pela imagem a seguir que na verdade dispensa maiores explicações.
Figura 3: Estrutura
para visualização
Painel 2: Demografia Organizacional - Contagem temporal
Vamos agora para o 2º painel que trata de uma visão temporal da quantidade de colaboradores que a empresa Biscoitos ABC teve ao longo dos últimos 4 anos e mês após mês.
Observando o gráfico na figura 4, em média a empresa possui 2.304 colaboradores por mês. E em janeiro de 2021 a quantidade foi de 2.316 e esse número não parou de crescer ficando assim acima da média, ou seja, algum fator motivou novas contratações.
Temos também o período em que a empresa teve o menor número de colaboradores que foi em novembro de 2017 com 2.120. E em abril de 2018 atingiu o máximo de 2.448 colaboradores.
Figura 4: Contagem temporal de colaboradores
Por mais simples que esse indicador seja, será que seria interessante para um gestor ter essa visão? O que você acha? Responda depois nos comentários.
Bom, eu particularmente acho super válido essa informação até porque ela conta um pouco da história de uma empresa. Inclusive podemos notar uma queda de colaboradores no período da covid entre abril e julho de 2020. E após a primeira onda da pandemia o número de colaboradores voltou a subir conforme já comentei anteriormente. Será que o faturamento dessa empresa também acompanhou esse crescimento?
Percebeu como novos insights e perguntas vão surgindo na medida em que vamos apenas visualizando as informações? Seria interessante por exemplo verificar se na medida em que o número de funcionários aumenta o número de vendas ou faturamento também aumenta, ou seja, verificar se existe uma relação positiva etc.
Além disso podemos fazer análises pontuais por departamento, setor, filial etc. Conforme exemplo da figura 5. Novamente são muitas possibilidades para entregar respostas as mais diversas questões.
Figura 5: Contagem temporal de colaboradores por departamento e gênero feminino
Painel 3: Demografia Organizacional - Estatísticas de Idade
O painel 3 a seguir se resume em mostrar a idade média dos colaboradores e possui uma tabela com algumas estatísticas básicas referente a medidas de tendências centrais e uma divisão dos colaboradores segmentada em 4 classes que são:
- Não tem filhos
- 1 filho
- 2 filhos
- 3 filhos ou mais
Dessa forma é possível obter uma dinâmica bem legal ao clicar sobre uma classe específico e ainda é possível navegar (drill down) pela classe se aprofundando pelo setor até chegar no colaborador.
Figura 6: Painel Estatísticas de Idade
Ainda no painel da figura 6, logo na direita temos mais uma tabela que traz um mapeamento de colaboradores que residem em outra cidade, ou seja, aquela situação em que o funcionário sai de sua cidade onde reside e viaja todos os dias até a empresa onde trabalha. Ou que realiza o trabalho na própria cidade em que reside via home office. Ou que seja um vendedor externo etc.
Assim ao analisar somente a Matriz Unidade São Paulo podemos ver em detalhes a quantidade de colaboradores nesta situação e seu respectivo percentual. E no mesmo instante temos de forma dinâmica informação da nacionalidade, raça/cor, estado civil, nível de escolaridade e idade média.
Poderíamos por exemplo apenas analisar os colaboradores com nacionalidade ARGENTINO clicando sobre o texto do próprio gráfico e veja o resultado abaixo, uma análise completa com apenas um clique.
Figura 7: Estatísticas
de idade por Nacionalidade
Painel 4: Demografia Organizacional - Análise Salarial
No painel da figura 8 é possível conhecer os indicadores da mediana salarial praticada pela Biscoitos ABC e as respectivas medianas de acordo com o nível de escolaridade.
Temos também percentual de distribuição dos colaboradores por faixa salarial que é também um importante indicador para ser monitorado conforme a estratégia de cada empresa.
Figura 8: Painel de Análise Salarial
Na tabela de análise salarial de cargos e funções é possível ter uma visão completa de todos os cargos existentes na empresa com suas respectivas médias salariais e a quantidade de colaboradores. É possível também abrir os cargos para visualizar as funções dentro de cada cargo e também visualizar qual funcionário que está alocado na respectiva função conforme pode ver a figura 9.
Figura 9: Analisando por cargo, função e colaborador
Em linhas gerais o gestor tem em mãos a estrutura completa de cargos e funções através de uma navegabilidade fácil e intuitiva. E essa simples visão ajuda inclusive a enxergar eventuais erros como por exemplos pessoas no mesmo cargo e função, mas com salários distintos, o que pode gerar causas trabalhistas por motivos de equiparação salarial. Dessa forma é possível tomar ações rapidamente para evitar futuros transtornos.
Por fim temos o gráfico de Média Salarial por Centro de Custo que permite ajustar toda a análise do painel conforme o centro de custo selecionado. Isso é muito útil quando o gestor precisa acompanhar e analisar um departamento em específico para verificar como está sendo o efeito de ações que estão sendo tomadas como por exemplo replanejamento de cargos e funções, abertura de filial, novas contratações etc.
Entretanto, talvez você deve estar se perguntando: Não seria melhor ter um gráfico para acompanhar mês a mês a faixa salarial por centro de custo?
A resposta para essa questão é Sim, mas este assunto será tratado na Parte 2 na qual falarei sobre Folha de Pagamento que ainda pretendo publicar. Portanto prefiro deixar os assuntos separados, apesar que, dependendo do problema a ser resolvido é bastante comum cruzarmos variáveis entre assuntos distintos. Mas isso já seria assunto para outro postagem. Sem mais delongas vamos para o quinto e último painel do assunto referente a demografia organizacional.
Painel 5: Demografia Organizacional - Hierarquia
Finalmente chegamos no quinto e último painel que nada mais é do que uma Hierarquia visual do quadro de colaboradores da empresa Biscoitos ABC.
Esta é uma visão estrutural muito legal que permite literalmente você entrar em um Centro de Custo, em seguida abrir os respectivos departamentos deste centro de custo, logo em seguida você abre os cargos presentes dentro do departamento e mais adiante você abre as funções dentro desse cargo e por fim visualiza as pessoas que exercem a respectiva função.
Veja abaixo a figura 10. Nesse exemplo selecionei somente a unidade de Maringá da Biscoitos ABC. Observe que abrimos o centro de custo VENDAS LINHA CEREAIS e encontramos o departamento VENDAS CEREAIS, abrimos o departamento e encontramos o cargo PROMOTOR COMERCIAL, logo abrimos o CARGO e localizamos a função PROMOTOR DE VENDAS SENIOR e em seguida chegamos no colaborador JOSE SANTOS que está alocado em todos estes pontos que percorremos.
Figura 10: Painel de Hierarquia
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